5 errores habituales en el registro horario que están costando multas a muchas empresas

El registro horario sigue siendo uno de los puntos donde más fallos detecta la Inspección de Trabajo. En la mayoría de los casos no hay mala fe, sino desconocimiento o una falsa sensación de que “esto nunca lo miran”.
Estos son algunos de los errores más comunes que se están sancionando en 2024–2025.

#1 “Los trabajadores firman el registro al final de mes”

La normativa exige que el registro sea diario y refleje cada jornada real, no un cuadro teórico firmado a final de mes.
Un horario estándar con una firma no muestra la realidad del día a día: pausas, salidas puntuales, horas extra o cambios de turno. Por ese motivo, la Inspección está rechazando este sistema de forma sistemática.
Las sanciones habituales en empresas pequeñas y medianas por este motivo se sitúan entre 1.500€ y 2.000€.

#2 “No registramos las pausas porque son obligatorias y siempre las mismas”

Es un error muy extendido.
El registro horario debe incluir inicio, fin y pausas de cada jornada. Si las pausas no constan, la Inspección puede entender que no se realizaron o que las horas efectivas no están correctamente calculadas.
La consecuencia habitual es una multa económica y la obligación de revisar y regularizar horas extra no registradas.

#3 “En teletrabajo, el empleado me envía un email con sus horarios”

Un email no es un registro horario válido.
No garantiza la integridad de los datos, permite modificaciones posteriores y no ofrece un control real de la jornada. Por este motivo, la Inspección está prestando especial atención al teletrabajo y a los modelos híbridos.
En empresas de menos de 20 empleados, las sanciones por una gestión incorrecta del teletrabajo suelen situarse entre 2.000€ y 3.000€.

#4 “Guardamos los registros en un archivo del ordenador”

La ley obliga a conservar los registros durante 4 años y a que, una vez cerrada la jornada, los datos sean inmodificables.
Un archivo Excel editable no cumple este requisito. Es necesario un sistema que bloquee los datos y permita trazabilidad.

#5 “Solo fichan los empleados a tiempo parcial”

El registro horario es obligatorio para todos los trabajadores, independientemente de su jornada.
Esto incluye jornada completa, jornada parcial, teletrabajo y personal directivo o de confianza, salvo los casos de alta dirección.
Limitar el fichaje a ciertos perfiles es un motivo claro de sanción.

Cómo pasar de riesgo a cumplimiento sin complicarse

La Inspección de Trabajo no busca sancionar por sancionar. Busca transparencia, coherencia y veracidad en los registros.
La diferencia entre una empresa sancionada y otra que supera una inspección sin problemas suele estar en el sistema que utiliza.
Un sistema digital como RegLabo permite fichar desde el móvil en segundos, gestionar correctamente el teletrabajo, configurar pausas según convenio, bloquear los datos al cerrar la jornada y generar informes listos para la Inspección en un clic.
Cuando la Inspección ve que existe un sistema serio y coherente, lo habitual es que no se abra ningún expediente.

El hábito de las empresas que evitan sanciones

Muchas empresas realizan una autoinspección mensual: revisan los registros, detectan jornadas incompletas y corrigen incidencias antes de que se conviertan en un problema.
Esto no solo reduce el riesgo de sanciones, también evita conflictos laborales y genera confianza entre empresa y trabajadores.
En el próximo post veremos cómo configurar correctamente el registro horario en modelos de trabajo híbridos sin complicarse con controles innecesarios.

Mientras tanto, puedes probar la demo de RegLabo y ver cómo se presentarían tus registros ante una Inspección.